Ja już jestem zaszczepiony na COVID, a Ty? Czy miałeś problem z zapisaniem się na szczepienie ze względu na brak szczepionki? Czy Twoje szczepienie zostało przełożone ze względu na zmniejszoną wielkość dostaw szczepionki do Polski? Jeśli doświadczyłeś tych problemów lub słyszałeś o nich od innych, to doskonale zdajesz sobie sprawę, jak istotne jest prawidłowe działanie globalnego łańcucha dostaw. Bez względu na to, czy  mówimy o szczepionce, elektronice, czy produktach spożywczych dostępnych w sklepie, zawsze mówimy o pewnym łańcuchu - globalnym lub lokalnym, którego przerwanie wpływa na dostępność towarów. Żeby mógł działać bez zarzutu, potrzebnych jest wiele trybów, które odpowiednio się zazębiają. Te tryby to kilka elementów, które funkcjonują w SAP pod szyldem procesu zwanego Design to consume. Jego składowe to:

• projektowanie
• planowanie
• produkcja
• dostawa
• konsumpcja

Wszystkie z nich są niezwykle istotne, ale tylko jeden z nich jest obecny na każdym etapie łańcucha dostaw – planowanie. Wiele firm paradoksalnie skupia się na planowaniu krótkoterminowym, czyli na dopasowaniu i ułożeniu np. produkcji w perspektywie miesiąca, tygodnia czy konkretnej zmiany, a nawet pojedynczej operacji. Jednak to planowanie nie zawsze okazuje się skuteczne i możliwe do poprawnego przeprowadzenia. Jest to konsekwencją braku możliwości planowania na wyższym poziomie. Co zatem powstrzymuje firmy przed planowaniem w dłuższym horyzoncie i egzekucją tego planu? Jest kilka aspektów, które mają na to wpływ.

Spójne planowanie zamiast działań w silosach

Firmy, które osiągnęły pewną wielkość, w ramach swojej struktury zaczynają wydzielać działy, które przejmują odpowiedzialność za konkretne procesy. Często możemy wyróżnić dział sprzedaży, marketingu, zaopatrzenia czy planowania lub produkcji. Poprzez takie podziały, każdy z nich zaczyna pracować trochę jak firma wewnątrz firmy, próbująca realizować swoje cele. Po drodze zaciera się nadrzędny cel, jakim jest podejmowanie działań optymalnych z perspektywy całego przedsiębiorstwa, a nie jednego działu. Niezbędna jest współpraca, która jest wyzwaniem ze względu na brak odpowiednich narzędzi, które nie pozwalają na przełożenie planów jednego działu na działania drugiego, a w konsekwencji na finalny rezultat firmy. Żeby być bardziej konkretnym – dział marketingu planuje promocję produktu z kategorii C na prośbę działu sprzedaży. Kampania odnosi sukces, wzrasta zapotrzebowanie. Dział marketingu jest zadowolony ze swojej pracy. Ale czy mamy surowce do wyprodukowania większej niż zakładana ilości produktu? Czy dysponujemy mocami produkcyjnymi pozwalającymi na wyprodukowanie tego towaru? Czy na pewno produkcja produktu z kategorii C będzie dla nas w tym momencie opłacalna? Bez wspólnego planowania i udziału wszystkich departamentów nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na te pytania. Z pomocą przychodzi SAP z rozwiązaniem Integrated Business Planning (SAP IBP), które umożliwia regularną współpracę nad planami w długim horyzoncie. Planem, który jest możliwy do zrealizowania i przeglądany na regularnych spotkaniach S&OP. Takie działanie pozwala uzyskać wiele odpowiedzi lub wskazać miejsca, które podnoszą ryzyko niezrealizowania planu.

Wspólne dane, wspólny sukces

Aby współpraca była możliwa, wszystkie działy powinny pracować na spójnym zestawie danych i jednorodnym systemie. Dotyczy to zarówno działów wewnątrz firmy, jak i podmiotów z którymi współpracujemy na zewnątrz przy realizacji zleceń. SAP IBP, dzięki temu, że jest narzędziem chmurowym, doskonale się do tego nadaje. Dane uzupełnione przez dział sprzedaży mogą być wzbogacone o prognozy rynkowe czy planowane działania marketingowe w odniesieniu do założeń budżetowych firmy. Chmura daje też jeszcze jedną przewagę – dostęp do rozwiązania z dowolnego miejsca i łatwą obsługę gwarantowaną przez prosty interfejs. Handlowiec może uzupełnić informacje bezpośrednio podczas wizyty u klienta np. na tablecie. Dzięki temu nasz plan żyje, a dane, które go tworzą, są aktualne i mogą służyć do podejmowania trafnych decyzji. Co więcej, IBP pozwala na nadanie dostępu osobom spoza naszej firmy. W jakim celu? Aby np. dostawca widział nasze prognozy w czasie rzeczywistym i korzystając z tego samego narzędzia, mógł wprowadzić informacje, że jest w stanie je zaspokoić. SAP IBP przenosi poziom współpracy na wyższy poziom, wewnętrznie jak i zewnętrznie.

Proces planowania i współpraca powinny odbywać się w pewien usystematyzowany sposób, w odpowiednich interwałach czasowych dopasowanych do rytmu działania firmy. Utrudnienia wynikające z braku odpowiednich narzędzi i posiadania nieaktualnych rozproszonych danych mogą powodować, że cykl ten nie zostanie zrealizowany . Często zebranie danych, ich konsolidacja, analiza i przygotowanie do formy, która nadaje się do wspólnego omówienia, może być tak czasochłonna, że finalnie decyzje i tak podejmowane są w oparciu o przypuszczenia i domysły. SAP IBP tym odróżnia się od platform i innych technologii, że oferuje wbudowany, usystematyzowany proces i miejsce na odpowiednie dane. Proces można i wręcz należy zmodyfikować, przypisać osobom odpowiednie zadania i czas na ich wykonanie, ale zestaw kroków i możliwości ich realizacji jest obecny w systemie, co pozwala na szybkie wdrożenie i skorzystanie z najlepszych praktyk. Uruchomienie procesu planowania przy pomocy SAP IBP to kwestia miesięcy, a nie lat.  

Sprawna analityka

Wszystkie działania w systemie są rejestrowane i zapisywane, aby zawsze móc przeanalizować  powody podjętych decyzji. Jednak sama rejestracja wszystkich operacji nie jest wystarczająca. Potrzebna jest też możliwość monitorowania i raportowania, co pozwala finalnie ocenić podejmowane decyzje. Zazwyczaj firmy korzystają z zewnętrznych narzędzi analitycznych, hurtowni danych, do których dane muszą zostać przesłane, a raporty na nowo opracowane. To utrudnia elastyczną pracę z systemami do planowania bo informacji zwrotnej nie otrzymujemy z odpowiednim wyprzedzeniem. Planowanie to proces dynamiczny. Wymiary planowania cały czas się zmieniają i wgląd w aktualny stan rzeczy jest nieodzowny. Dlatego SAP IBP dostarcza kilka poziomów analizy danych. Jedną z nich jest wbudowane narzędzie analityczne, które sięga bezpośrednio do danych gromadzonych w systemie. Po raz kolejny uwidacznia to korzyści płynące z osadzenia rozwiązań SAP na platformie HANA obsługującej dane transakcyjne i umożliwiającą raportowanie. Jeśli nasze przedsiębiorstwo działa w wielu krajach a łańcuch dostaw jest globalny to dodatkowo warto pomyśleć o skorzystaniu z SAP IBP Control Tower – modułu rozszerzającego podstawowe możliwości analityczne. Niezależnie od wybranej opcji narzędzie wspiera proces podejmowania decyzji kompleksowo.

W artykule poruszyliśmy jedynie wybrane aspekty, które najczęściej wstrzymują firmy przed skutecznym planowaniem w długim horyzoncie czasowym. Technologia taka jak SAP IBP pozwala usunąć większość tych ograniczeń. Gwarantuje spójną pracę wielu działów i wgląd w realną sytuację firmy skonfrontowaną z planami. Finalnie mamy realną możliwość reakcji i poprawę sytuacji. Umożliwia klarowną komunikację, która często jest tak samo kluczowa, jak terminowość realizacji zleceń. Jeśli są Państwo głodni wiedzy o tym rozwiązaniu zapraszamy to zapoznania się ze szczegółowymi aspektami SAP IBP: weź udział webinariach: https://webinars.sap.com/2020-sap-ibp-intro-webinar-series/en/home lub do kontaktu bezpośredniego – tomasz.kolodziejak@sap.com