Czy warto mieć w firmie chmurowy system zintegrowany? Często zadawanym nam (specjalistom ds. wsparcia sprzedaży systemów ERP) pytaniem jest: po co mi nowszy system zintegrowany i dlaczego powinienem rozważać chmurowy model wdrożenia?

Po roku pandemii przykłady naszych Klientów pokazują, że Ci, którzy mieli zinformatyzowane procesy i nowoczesny, otwarty system wspomagający zarządzanie – w znakomitej większości przeszli przez kryzys suchą nogą, a nawet zwiększyli zyskowność swoich przedsiębiorstw.

Jak im się to udało? Przyczyna jest wielowymiarowa i wielowątkowa. W artykule omawiamy takie aspekty jak:

• Bezproblemowe przełączenie się na pracę zdalną
• Automatyzacja
• Wzbudzanie innowacyjności
• Nowoczesne procesy biznesowe
• Wejście na nowe rynki, ale też szybkie znalezienie alternatywnych dostawców
• Skalowalność
• Niższy całkowity koszt utrzymania systemu

Praca zdalna

Dotychczas istotna, teraz wręcz nieodzowna. Posiadając chmurowy system ERP, wszyscy wykonujący pracę biurową mogą – w zasadzie od razu - przejść w tryb pracy zdalnej. System dostępny jest przez przeglądarkę, także na urządzeniach mobilnych.

Warto podkreślić, że w rozwiązaniach chmurowych nie chodzi tylko o zmianę modelu dostarczania konkretnego wyspowego systemu. „Chmurowość” polega na interoperacyjności z otoczeniem, łatwości dołączania rozwiązań dodatkowych spełniających niszowe wymagania.

Jeżeli chodzi o pracę zdalną to hitem okazało się połączenie przepływów pracy z systemu SAP z elektronicznym obiegiem dokumentów z podpisem cyfrowym. Zarówno po stronie sprzedaży jak i dostawców oraz pracowników!

Innym aspektem łatwiejszego poradzenia sobie z kryzysem był przyjazny interfejs użytkownika, bardzo dobra dokumentacja systemu, standaryzacja oraz spójność logiki modułów.

Dlaczego?

Przedsiębiorcy stanęli w obliczu potrzeby szybkiego wdrożenia pracowników na zastępstwo, czasami przesuwając pracowników pomiędzy departamentami.

Szybkie wdrożenie w nowe obowiązki stało się kluczowe. Intuicyjny, prowadzący użytkownika za rękę system, dostępne instrukcje video - to kluczowe elementy takiego procesu.

Automatyzacja zadań

Zadaniem nowoczesnych systemów jest odciążenie użytkowników od powtarzalnych, prostych zadań, aby mogli zająć się ważnymi, strategicznymi albo niestandardowymi przypadkami, lub po prostu mieli więcej czasu dla Klientów. Dzięki wbudowanym mechanizmom Robotic Process Automation oraz uczeniu maszynowemu, system jest w stanie wykonać podstawowe operacje samodzielnie, lub przynajmniej zaproponować wykonanie odpowiedniego zadania i przygotować wymagane dane do decyzji i akceptacji użytkownika.

Innowacyjność

Trudny czas pokazał jak bardzo ważne jest wyróżnienie się na rynku. Przy ograniczonym popycie tylko firmy, które posiadają unikalną propozycję i podejście mogą rosnąć. Dobra wiadomość jest taka, że takim wyróżnikiem nie musi być wcale innowacyjny produkt czy usługa, ale także sam proces jego dostarczania oraz ponadstandardowa obsługa Klienta.

Użytkując chmurowy system ERP dostajemy gotowe interfejsy do różnych serwisów zewnętrznych. Umożliwia to błyskawiczne połączenie np. z Uberem i realizację dostaw tego samego dnia.

Inny przykład – to po prostu proaktywne informowanie Klientów o statusie zamówienia. Jako konsumenci chętniej wybierzemy takiego dostawcę, który w przypadku ryzyka opóźnienia poinformuje nas o tym.

Nowoczesny system ERP posiadając wbudowane mechanizmy uczenia maszynowego sygnalizuje automatycznie ryzyko takiego opóźnienia.

Business Technology Platform firmy SAP dostarcza gotowe komponenty do wdrożenia chatbotów, gamifikacji, rozwiązań wykorzystujących blockchain. Zastosowanie takich technologii przez naszych klientów inspiruje kolejnych graczy. Dobrym przykładem jest technologia blockchain, która umożliwia  Klientom sprawdzenie z jakich surowców korzystał producent żywności, z których gospodarstw i z jakiego regionu pochodzą składniki.

Pamiętajmy. Rozwiązania chmurowe – poprzez bogactwo funkcji – inspirują!

Nowoczesne procesy biznesowe

Technologia zmieniła sposób w jaki pracujemy. Łatwe wdrożenie technologii takich jak podpis elektroniczny, wideokonferencje z działem obsługi Klienta, chatboty zmienia przebieg procesów biznesowych realizowanych w firmach. Chmurowy system ERP jest gotowy na te scenariusze i wręcz oferuje je jako nowe „Best Practices”.

Proszę spojrzeć na poniższy schemat, który pokazuje przebieg procesu zakupowego z zastosowaniem sieci biznesowych.

Przy okazji warto wspomnieć o „najlepszych praktykach” SAP dostarczanych wraz z systemem.

Powyższy przykład ilustruje, że system SAP S/4HANA może zostać prekonfigurowany zgodnie z „Best Practices”. Czyli w systemie zdefiniowane są typowe role użytkowników i standardowe  przebiegi procesów biznesowych, przygotowane w oparciu o doświadczenia z setek tysięcy wdrożeń na całym świecie. Wszystko to jest udokumentowane i stanowi element metodyki wdrożeniowej.

Firmy, które stoją przed dylematem zmiany swoich procesów mogą skorzystać z tej biblioteki i podczas wdrożenia zaadoptować praktyki zbudowane przez SAP z liderami danej branży.

Wejście na nowe rynki / Szybkie znalezienie alternatywnych dostawców

Kluczowym elementem ofert SAP są Sieci Biznesowe.  W dużym skrócie, są to serwisy łączące ze sobą dostawców, obiorców i firmy kooperujące. Idea polega na tym, że integrując system z Siecią Biznesową (np. SAP Ariba) rozpoczynamy współpracę z zastosowaniem elektronicznej wymiany dokumentów, czyli, na przykład, wygenerowane w naszym systemie zapytanie ofertowe  może trafić na szeroki rynek dostawców. I odwrotnie. Jako producent czy dystrybutor możemy obsługiwać zapytania ofertowe i zamówienia pochodzące z Sieci Biznesowej.

Sieci Biznesowe znacznie ułatwiają poszerzenie rynku zbytu i jednocześnie znalezienie alternatywnego dostawcy towarów czy materiałów!

Więcej o Sieciach Biznesowych będziemy mówić w kolejnych artykułach.

Skalowalność

Skalowalność kojarzy nam się przede wszystkim z zapewnieniem dodatkowych mocy obliczeniowych w przypadku zwiększonego obciążenia systemu. Tak jest, ale istnieje też inny bardzo ważny aspekt skalowalności. Skalowalność funkcjonalna .

System S/4HANA to najbardziej zaawansowany system ERP dostępny na rynku. SAP współpracuje z liderami rynku w poszczególnych branżach od blisko 50 lat i rozwija zaawanasowane funkcje charakterystyczne dla specyficznych sektorów.

Decydując się na chmurowy system ERP możemy zacząć od podstawowych funkcji, a w miarę rozwoju firmy bardzo łatwo rozszerzyć ich zakres poprzez włączenie dodatkowych opcji dostępnych już w systemie.

Przy czym, jak pokazują nasze rozmowy z Klientami, „podstawowe” funkcje SAP są znacznie bardziej zaawansowane niż ich odpowiedniki w systemach konkurencyjnych. Dobry przykład to planowanie i harmonogramowanie produkcji czy kalkulacja Availability to Promise.

System SAP rośnie z organizacją, a dostawca staje się wiarygodnym Partnerem, na którym można polegać przez długie lata.

Total Cost of Ownership

Całkowity koszt posiadania to temat rzeka. Niemniej istnieje kilka punktów, o których stale zapominamy porównując cenę rozwiązania chmurowego z rozwiązaniem on-premise.

Po pierwsze koszt własnych zasobów ludzkich (z uwzględnieniem wynagrodzeń, szkoleń, kosztów stanowiska pracy, kosztów procesu zatrudnienia, kosztów zastępstw w przypadku choroby itp.)

Po drugie – wysoka dostępność. SAP S/4HANA Private Cloud gwarantuje dostępność aplikacji (nie infrastruktury, nie bazy danych ale aplikacji) na poziomie 99,7%. Oferujemy Serwis 24/7. W cenę wliczona jest redundancja, wykonywanie kopii zapasowych, testowanie odtworzenia kopii, zabezpieczenia antywirusowe, testowanie przeciwko włamaniom do systemu i oczywiście oprogramowanie i licencje związane ze wszystkimi powyższymi aktywnościami.

Ile kosztowałoby Państwa zapewnienie tego samego standardu? Czy wliczacie Państwo te koszty w kalkulację TCO? Jeżeli tak – czapki z głów!

Badania IDC* pokazują, że przy powyższych założeniach koszty rozwiązań chmurowych są około 20% niższe na przestrzeni 5 lat niż koszty utrzymania rozwiązania we własnej serwerowni

Pandemia pokazała, że w sytuacji wymagającej szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych, a bez wątpienia takim okresem jest pandemia, firmy dysponujące elastyczną, skalowalną infrastrukturą, powiązaną z nowoczesnym, zintegrowanym systemem chmurowym zyskują przewagę konkurencyjną. Jeśli zainspirowałem Cię moim artykułem do przemyśleń i zastanawiasz się czy w Twojej firmie jest pole do udoskonaleń, zapraszam Cię do kontaktu. Wspólnie przeanalizujemy Twoją sytuację i sprawdzimy jakie jest optymalne rozwiązanie. Napisz do mnie!  

*(ECC and SAP S/4HANA TCO study (Nov. 2020) and IDC SAP S/4HANA Business Value Study (March 2020))