Otwarty umysł finansisty
Obłokani: Otwarty umysł finansisty
Andrzej Kuś - Architekt rozwiązań finansowych, SAP Polska

Maciej Kwasiborski - Ekspert do spraw finansowych, SAP Polska

Finanse i Księgowość - trampolina a nie hamulec

Zobacz film
Otwarty umysł finansisty

„Kurz i zaścianek”, takimi słowami po naszej prezentacji pewien dyrektor finansowy podsumował wykorzystywany w swojej firmie system księgowy. Było to w miarę nowoczesne i niedawno wdrożone rozwiązanie. Dlaczego padły tak ostre słowa? Zobaczył funkcje, które usprawniają pracę zespołu księgowego oraz takie, które mogą być kluczowe w jego biznesie, a do tej pory nie był świadomy ich istnienia.

 

Zespół finansowy patrzył na nowy system przez pryzmat własnych doświadczeń. Po kilku latach używania niedoskonałego narzędzia przyzwyczaił się, że pewnych procesów nie można zaimplementować i należy je wykonywać ręcznie, a pewne błędy można obejść używając arkuszy kalkulacyjnych. 

 

I proszę mi wierzyć, nie jest to odosobniony przypadek. 

 

#Transformacja w Finansach

#Konsolidacja

#Usprawnienia w Finansach

#Planowanie płynności

 

Ważne żeby dobrze księgowało 

Gdyby pokusić się o najkrótszą definicję przestarzałego systemu księgowego to otrzymalibyśmy następujące podsumowanie: najważniejsze żeby system dobrze księgował, plan kont był rozbudowany i miał dużo znaków i aby podatki były automatycznie liczone. Można powiedzieć najkrótsza definicja systemu finansowo-księgowego.

 

Tak było dawniej, lecz w ciągu ostatnich 10 lat nastąpił niesamowity postęp w automatyzacji procesów finansowych. I o ile rzeczywiście kiedyś główną pracą księgowości było wprowadzanie danych księgowych, a na analizy zostawało niewiele czasu, to obecnie ręczne operacje są prawie wyeliminowane. Dzięki temu możemy się skupić na prowadzeniu analizy danych rzeczywistych oraz i generowaniu informacji o przyszłości. 

 

Przewidywanie przyszłości to nie domena wróżbitów

Zmieniło się też samo podejście do analizy danych. Dziś nie trzeba już czekać na przetwarzanie danych czy zamknięcie okresów. Wielowymiarowe analizy dostępne są wprost z danych transakcyjnych systemu. To wpływa na sposób działania osób w kontrolingu. Pracujemy na danych rzeczywistych, tych samych co dział finansowy. Nie czekamy na przesłanie danych dzięki czemu szybciej możemy reagować na powstałe zagrożenia. Można powiedzieć, że dwa światy, finansów i kontrolingu zostały połączone w jednym „źródle prawdy”.

 

Ale wróćmy na chwilę do przewidywania przyszłości. W wielu obszarach funkcjonalnych systemów wykorzystywane są elementy uczenia maszynowego. Nie inaczej jest w finansach. Zaawansowane algorytmy potrafią dokonać analizy danych rzeczywistych i planowanych oraz wykonać model danych, który powie nam jak będą kształtować się wartości w przyszłości i jakie odchylenia albo zagrożenia mogą wystąpić. 

 

Czy słyszałeś o intelligent Robotic Process Automation? Może kojarzyć się z Gwiezdnymi Wojnami lecz to nie ten kierunek. iRPA to pakiet automatyzacji, w którym roboty programowe są zaprojektowane tak, aby naśladować ludzi i zastąpić ręczne operacje działaniem systemowym. Jeżeli dodatkowo połączymy robotyzację procesów z uczeniem maszynowym to dostaniemy niezwykle inteligentne rozwiązanie, które samo potrafi rozpoznać i sklasyfikować zdarzenie oraz wykonać odpowiednią operację bez udziału użytkownika.

 

Arkusz kalkulacyjny najlepszym przyjacielem finansisty

Jeżeli ktoś się zastanawia, jakie jest najbardziej wszechstronne i uniwersalne narzędzie dla finansisty to śpieszę z odpowiedzią, arkusz kalkulacyjny. Wykorzystywany jest do budżetowania, analizy, konsolidacji, liczenia podatków czy przenoszenia danych. Widziałem nawet całe systemy wspomagania decyzji zbudowane w oparciu o arkusze kalkulacyjne. Ale arkusz kalkulacyjny jest tylko arkuszem i nie dysponuje zaawansowanymi funkcjami, które mają specjalistyczne rozwiązania. 

 

Oczywiście można wykonać konsolidację grupy w arkuszach kalkulacyjnych i choć jest do pracochłonne przy pewnych założeniach może być racjonalne i efektywne. Ale istnieje też inny sposób. Narzędzia do konsolidacji mają wbudowane mechanizmy, które automatyzują i usprawniają cały proces. Same wykrywają rozliczenia pomiędzy firmami w grupie i je eliminują ze sprawozdania, same dokonują przewalutowania transakcji i na każdym kroku wspierają użytkownika w działaniach. Narzędzia wspierające konsolidację, bardzo często uzupełniane są o rozwiązania wspierające procedurę zamknięć. Jak pokazują nasze badanie taki zestaw narzędzi pozwala skrócić czas konsolidacji nawet o 10 dni.

 

Zaawansowane systemy finansowe to oręże firm nastawionych na wzrost

Jeszcze bardziej efektywne są narzędzia wspierające proces budżetowania i prowadzenie analiz. Trudno mi sobie wyobrazić przeprowadzenie procedury planowania sporej firmy w arkuszach kalkulacyjnych. Oczywiście można to zrobić, ale utrzymanie takich budżetów i ich aktualizacja będzie procesem bardzo pracochłonnym, a możliwość wystąpienia błędu jest wysoka. Dlaczego do tego celu nie wykorzystać narzędzia stworzonego właśnie do takich zadań. Obecnie standardem jest łączenie funkcji Business Intelligence, analiz predykcyjnych i rozszerzonych z funkcjami planistycznymi. Na jednym zestawie danych planowanych i rzeczywistych możemy wtedy wykonywać alokacje, symulacje i predykcję. Jeżeli do tego dodamy możliwość budowania własnych reguł i algorytmów kalkulacji to dostajemy uniwersalne narzędzie kontrolingowe pracujące na danych pochodzących wprost z systemu transakcyjnego na jednym „źródle prawdy”.

 

Pieniądze na koncie nie znaczą, że mamy płynność

Kiedyś usłyszałem takie zdanie: „jak mam pieniądze na koncie to mam dobrą płynność”. I nie jest to cytat z filmu, tylko słowa prezesa dość dużej firmy dystrybucyjnej. I chociaż było to ponad 15 lat temu to już kilkukrotnie słyszałem inne ciekawe opisy płynności. 

 

Zmiany które zachodzą wokół nas, zmuszają firmy do ciągłego doskonalenia i poszukiwania nowych rozwiązań. Ale wiele usprawnień wymaga inwestycji i środków pieniężnych. Nic nam nie da dobry wynik finansowy firmy, jeżeli nie idą za tym odpowiednio zabezpieczone finanse. I tak wróciliśmy do zacytowanego kilka wersów wcześniej zdania, że jednak wspomniany prezes miał rację. Miał, ale nie do końca. Oczywiście pieniądze na koncie są ważne, ale sam moment uzyskania informacji o płynności może być zbyt późny. 

 

Dlatego narzędzia potrafiące przewidzieć płynność są aktualnie na topie. Większość systemów robi to poprawnie lub całkiem dobrze w krótkich okresach czasu (kilka dni do przodu). Ale tylko nieliczne są w stanie zbudować prognozę przyszłości w miesiącach lub latach. Oczywiście do planowania płynności wykorzystujemy uczenie maszynowe. Na podstawie analizy historycznych i obecnych danych, rzeczywistych oraz znanych i przyszłych zdarzeń gospodarczych, z dużym prawdopodobieństwem możemy przewidzieć czy rzeczywiście będziemy mogli rozpocząć inwestycję, żeby rozwinąć nasz biznes.

 

Systemy wspierające pracę finansistów rozwijają się równie szybko, jak te wspierające produkcję czy logistykę. Ważne żeby mieć otwarty umysł na nowości i wybierać systemy które ciągle się rozwijają i mają zdefiniowaną długofalową strategię rozwoju. 

 

Jeśli zainspirowałem Cię moim artykułem do przemyśleń i zastanawiasz się czy w Twojej firmie jest pole do udoskonaleń, zapraszam Cię do kontaktu. Wspólnie przeanalizujemy Twoją sytuację i sprawdzimy jakie jest optymalne rozwiązanie. Napisz do mnie!  

Autorzy
Andrzej Kuś
Architekt rozwiązań finansowych
SAP Polska
Maciej Kwasiborski
Ekspert do spraw finansowych
SAP Polska
Konferencja online RISE with SAP
Konferencja RISE with SAP

23 czerwca 2021 odbyła się konferencja RISE with SAP. Wejdź na stronę wydarzenia i zobacz nagranie. To niepowtarzalna szansa na rozpoczęcie lub przyspieszenie transformacji biznesowej pod okiem ekspertów.

Contact Form