Modernizace s jistotou: Jak SAP S/4HANA Private Cloud zefektivnil práci a sjednotil reporting

Perex:
Společnost HP TRONIC,  má dlouholetou zkušenost s řešeními SAP. Minulý rok se rozhodla pro další významný krok v transformaci firmy – přechod na SAP S/4HANA Private Cloud. Důvodem nebyla jen končící podpora starší verze, ale především snaha využít potenciál moderního systému. Co všechno implementace společnosti přinesla? A jaké budou její další kroky v modernizaci firmy?

Společnost HP TRONIC je v Česku aktivní už více než 30 let. Vedle toho působíte také na Slovensku, a to zejména v oblasti spotřební elektroniky. A pokud bych měl zmínit nějaká zajímavá čísla, tak dnes máte více než 4 500 zaměstnanců a více než 260 poboček v Česku a na Slovensku. Chtěl byste k tomu něco dodat?

Ano, děkuji za představení, dodal bych snad jen to, že mezi vlastně to klíčové, co děláme, tak patří i značka ETA a vůbec import zboží. A ještě taková perla, vlastně provozujeme hotely, hotelové subjekty ve Velkých Karlovicích a teď už i ve Zlíně, vlastně v naší centrále.

Minulý rok jste dokončili implementaci systému SAP S/4HANA Private Cloud, k čemuž došlo ve spolupráci se společností Mibcon. Jaké vlastně ve společnosti HP TRONIC vnímáte výhody cloudového řešení oproti řešení On-Premise?

Tak jednoznačně nám SAP přináší stabilitu a přináší nám v podstatě jakousi jistotu, byť množství těch překážek, ať už v tom projektu, anebo i potom zvyknout si na nový způsob toho provozního modelu, tak představoval určitě hodně práce zvyknout si. Nicméně SAP nabízí velmi mnoho věcí, které máme možnost poznat a máme možnost je do té firmy zavést, nicméně neudělá se to samo. Takže tam vnímáme určité jako negativum, většinou v těch firmách, kde si myslí, teď to přijde, máme SAP, ne, nepřijde a musíte se tomu věnovat. My to vlastně stavíme na byznys uživatelích, kteří teď můžou poznávat, co je v cloudu a poznávat nové příležitosti.

My se k tomuhle určitě dneska dostaneme. A vy jste ještě narazil na nějaké překážky, tak by mě možná zajímalo, jaké v souvislosti s tím cloudovým řešením jsou překážky nebo nevýhody, které vidíte právě v HP TRONIC.

Tak když vezmu aktuální provoz toho systému, to jak v cloudu běží, tak to, na co jsme si museli zvyknout, tak je v podstatě extrémní plánování. To znamená, jestli dřív ajťák řekl, potřebujeme restartovat systém nebo potřebujeme provést to, a to, tak to byla věc. Řekli si to kolegové v kanceláři, zavolali někomu z byznysu, ten jim to odsouhlasil a všechno běželo. Teď musíme tiketovat, tiketovat oficiální cestou. Jsou všude leading time a na tento způsob provozu toho systému je potřeba si zvyknout. Je určitě ze začátku. Bude vás štvát, budete si říkat, ale tohle já jsem nechtěl, já jsem ztratil flexibilitu. Ono tomu tak není. Je potřeba se přizpůsobit a vědět, jak s tím pracovat. A to já vnímám, řekněme, za takové jako takový nejtvrdší náraz do zdi, když z toho On-Premise světa, kde všechno máte pod kontrolou, přijdete někam, kde nemáte pod kontrolou téměř nic a jste plně závislý na všech ostatních kolem vás.

Pomáhá vám tady nějaký interní tým, kdy třeba, vlastně ladíte nebo sbíráte to, co v současnosti třeba nefunguje za účelem toho, abyste to efektivněji předali nebo efektivněji řešili ty tikety.

Interní tým máme velmi silný a velmi kompetentní a nedokážu si představit, že bychom bez něho fungovali. Stává se nám, že v případě toho výpadku my se dovoláme na nějaký First Level Support a ti lidé tam do značné míry jsou naučení opakovat nějaké zaběhlé postupy a řešení toho problému bez toho interního týmu je výrazně pomalejší, než když máte někoho velmi kompetentního uvnitř, který dokáže správně té druhé straně sdělit, co máme za problém. A určitě bych doporučoval. Není to tak. Jsem v cloudu, už se nemusím starat a nepotřebuju lidi, není to tak, potřebuju ty lidi. A všechny problémy, které nastanou, vyřeší s tím SAP týmem pak výrazně lépe.

Pojďme se tedy na ten samotný implementační projekt podívat, protože vy jste zmiňoval, že do systému SAP S/4HANA jste se z předchozího řešení dostávali s nějakým mezikrokem. Tak možná, jestli bychom tohle mohli rozebrat, aby naši posluchači lépe rozuměli situaci, ze které jste šli do tohoto projektu.

Tak máme naimplementováno někdy od roku 2008 SAP R/3 ECC, v průběhu SAP inovoval. A my jsme potřebovali vyšší výkon, protože systém je dost komplexní, to jak ho provozujeme a šli jsme na SAP HANA. Takže vlastně měli jsme zkušenost s SAP HANA a měli jsme nějakou představu vlastně s provozem této databáze, i co to má za úskalí.

Super. My vlastně, náš tým se zákazníky řeší, jakým způsobem by se právě měli dostat na nové systémy. Jakou zvolit tranziční metodu. Tak bych se chtěl zeptat, jak jste to vlastně řešili vy? Co jste nakonec ve spolupráci se společností Mibcon vybrali jako vhodný tranziční scénář.

My jsme hodně postavení na tom, že máme to řešení SAPí, že ho moc neohýbáme, ale chceme ho zdokonalit. Takže máme hodně Z transakcí a hodně individuálně naprogramované procesy. Je to velmi příjemné pro ty uživatele, už horší pro tu správu, pro ten tým, na druhou stranu pro tu, ať odpovím na vaši otázku, pro tu konverzi jsme zvolili, řekněme, brownfield nebo jak to nazýváte, kdy pouze jsme chtěli provést konverzi toho našeho řešení, nikoliv novou implementaci a chtěli jsme zachovat ty naše procesy tak, jak je máme, protože jsme s nimi spokojení. Určitě, pokud bychom měli něco, co se nám nelíbí nebo je zastaralé nebo už neodpovídá, tak bych doporučoval v tomto případě radši začít znovu a vzít to jako příležitost něco vylepšit, ale nechci, vždy co vylepšovat. Nechci říct, že neměli jsme co vylepšit, ale toho, s čím jsme spokojení, převládalo a raději jsme šli do menší změny nebo do možná i složitější konverze, protože jsme to dělali prostě na tom, jak říkáme, špinavém nebo brownfield systému a rozhodli jsme se proto z tohoto důvodu teda pro ty Z, pro tu naši customizaci, co jsme tam měli.

Tak jedním z faktorů, co nám do tohohle vstupuje, tak je migrace dat a jejich archivace. A já bych tady možná chtěl říct nějakou zajímavost. Společnost HP TRONIC vlastně má jeden z největších systémů v České republice s objemem dat více než pět terabytů. Jak jste přistoupili k archivaci dat a jaká byla vlastně nějaká vaše migrační strategie.

-
Musím říct. Je velmi důležité si pohlídat, jak velkou tu databázi máte. A ta naše zkušenost z SAP HANA nám hodně pomohla, protože to, za co na SAP HANA platím, tak je především velikost té databáze, ať už si ji musím koupit On-Premise, nebo ji mám v tom cloudu, tak je to velmi drahé, to znamená, ta cesta, jak tuto cenu zlevnit, je v podstatě archivovat. Takže jsme se touto oblastí začali velmi intenzivně zabývat a v podstatě asi za dva roky, co kolega na tom pracoval, jsme dokázali zarchivovat až 50 % těch dat a 50 % velikosti té databáze. Tady možná odbočím. Podařilo se nám to udělat tak dokonale, když jsme teď při integraci našeho posledním projektu, kdy jsme fúzovali Nay, spouštěli listing prodejen, tak jsme pořád řešili, proč se nám ty artikly na ty prodejny nelistují a my jsme byli schopni si zarchivovat vzniklé iDoc ještě předtím, než se provedly, takže do tohoto extrému určitě není potřeba zajít, nicméně opravdu archivaci máme i takovou, že v řádech dnů po tom, co nějaký doklad nebo nějaký záznam v SAPu vznikne, tak už ho archivujeme, odléváme, čistíme.

Má to velký vliv i potom na samotnou rychlost. A divili jsme se sami, jak to tomu systému prospělo tohle řešit.

Když bychom se dostali trošku jinam, tak vy už jste zmínil ten váš silný interní tým a já bych se možná teď chtěl zeptat, zda byste byl schopen nějak popsat, kde vidíte vlastně výhody toho, že ten tým funguje takhle interně a kde naopak třeba v tom implementačním projektu byla ta odpovědnost na nějaké externí straně a jak obecně byl ten implementační projekt rozdělen z hlediska tady nějaké externí a interní pracnosti nebo odpovědnosti.
 

Tak my jsme startovali někdy na začátku ledna 2023, kdy jsme sestavovali tento tým, vybrali jsme si partnera Mibcon, do implementačního týmu byl zařazen i SAP, který nám tam ať už architekty nebo quality assurance manažery poskytoval ze svých zdrojů a my jsme víceméně hledali, jak to osadit interně. Asi klíčovou osobností v celém tom projektu byl projektový manažer, který musím vytknout jeho absolutní pečlivost a tu bych určitě do projektu doporučil zařadit každému, kdy on, když něco nebylo ten den hotové nebo nebylo přesně podle toho, jak jsme se dohodli, tak okamžitě začal všechny urgovat. Můžeme si říct, že to běžná vlastnost projektového manažera, ale řeknu, není. I oni jsou lidé a i oni možná nejsou někdy tak až nepříjemní na ten zbytek týmu. A tady ta jeho preciznost a tady ta jeho dochvilnost a kontrolování každého bodu v zápisu. A okamžitě vyvolávání schůzek ve chvíli, kdy se něco nedařilo, jak mělo, tak v podstatě drželi všechny pohromadě. A to určitě tuto roli doporučím. Toho člověka, co za to dýchá, některý uvnitř. To znamená, je to buď váš člověk nebo najatý, ale je na full time a tím projektem žije. Všichni ostatní, kteří do něho vstupovali, ať to byl SAP, Mibcon, možná i lidi zevnitř, tak dělali i něco jiného, museli se vždycky přepnout a nebylo to pro ně to jediné. Bylo to možná první, ale ne to jediné. Občas zapomenete, občas prostě neuděláte, jak máte ty věci.

Takže ten člověk, ten projekťák vlastně nám zapříčinil, že jsme jeli jak v termínu, tak v čase, pak jsme tam měli hodně lidí, kteří měli vysokou míru kompetence s procesy a s těmi moduly, s těmi oblastmi, to znamená, když pak začala samotná konverze, tak ti lidé si dokázali s Mibconem říct, tuhle část si vezmeme my, tuhle pro nás udělejte vy a ten klíč na to rozdělení byl jednoduchý, tam, kde jsme se starali o svoje Z, tam, kde jsme opravovali ty Z transakce, to, co jsme si sami vyvinuli, to jsme dávali dovnitř. Tam, kde se jednalo o reimplementaci, zmíním například byznys partnera nebo bonusové dohody, tak tam jsme požádali partnera, který již měl nějakou třeba zkušenost jako z jiných projektů, tak to byl asi takový logický klíč. 

Když jsme vlastně u toho implementačního projektu, tak vy jste říkal, že to byla konverze, což je spíše tedy technická transformace než byznys transformace. Jak se možná dneska stavíte k té problematice nebo tématice té samotné byznys transformace a jak vlastně vaši uživatelé přijali ty zatím změny způsobené tou konverzí.

Tak tam, kde těch změn proběhlo nejvíce, tak to byly vlastně finance a už ta zmiňovaná implementace byznys partnera. Chtělo to nějaké zaškolení, chtělo to nějakou adaptaci, ale ta proběhla bezproblémově, většinově, ti uživatelé změnu, řekněme, nepoznali. To znamená, ten systém se choval velmi podobně, vypadal stejně. A tím, že jsme zůstali u toho, co jsme měli, tak jsme je zatížili pouze nějakým testováním a nějakou prací na tom projektu, ale nenutili jsme je zvykat si na to nové. A to nové v podstatě ten čas přichází až pak po tom projektu, po té konverzi a migraci, kdy teď můžeme poznat, co SAP nabízí.

Tím jsme vlastně dneska začínali, takže tady by mě a snad i posluchače zajímalo, jak vlastně vy v HP TRONIC přistupujete k inovacím v SAP a jak se stavíte k inovacím vaší práce a systému, ve kterém pracujete?

Je to oddělení od oddělení, nicméně vždycky to chce silného byznys vlastníka toho procesu, který ví, co chce, kam směřuje, má nějakou strategii. Pak máme lidi, kteří mají schopnosti, ať už poznávat systém, custumizovat ho nebo programovat a tyto dva lidi dáme proti sobě a oni v podstatě musí pochopit, co v SAP jsou za možnosti do toho teda jezdí SAP a snaží se nám něco prodat nebo nabídnout. Dělá to dobře, neustále rozšiřujeme v portfolio produktů. A já bych řekl, že to, jak je silný ten člověk, ten byznys vlastník a jakou má svoji vlastní vizi, tak pak vlastně přímo ovlivňuje, jakou míru inovace můžeme přinést, ať už se systémem nebo v tom procesu samotném. Asi takový skvost, který bych já zmínil, tak my máme velmi silnou logistiku, velmi silná logistická centra, taky to stojí na tom člověku, na tom v podstatě řediteli logistiky, který má nějakou vizi, kam to chce rozvíjet a podařilo se nám vlastně společně se SAPem udělat téměř plně automatizovaný sklad. Jako to plně asi ještě není ta doba ještě nenastala, ale to, co šlo zautomatizovat je zautomatizováno.

A ať už tam jezdí samy bedničky nebo se samy balí balíky pro zákazníky. Nebo odjíždí ta pračka či lednička na té paletě sama na tu rampu, kde má být, tak to se podařilo i společně s SAPem a s další technologií zaimplementovat. A tak se vlastně díváme na ty inovace, to znamená, ten člověk má vizi, my mu pomáháme pochopit, co ten systém nabízí, případně nám to pomáhá SAP a dodáváme řešení.

Aha. To znamená, když jste zmínil teď, že máte byznys, uživatele či vedoucí jednotlivých oblastí, kteří mají vizi, tak co je na současné road mapě společnosti HP TRONIC.

Road mapa stávající je mírně, řekněme, pozastavena nebo zpomalená tím, že máme za sebou dvě obrovské fúze. Loni jsme převzali v České republice Elektroworld a teď v podstatě k 1. 5. jsme se spojili se slovenskou jedničkou Nay. Takže my jsme mírně museli inovace pozastavit a věnovali jsme se především tomu, aby ty společnosti v našem systému běžely. Teď už jsme na jednom systému. Československý retail má stejné procesy. Ta adaptace je tady trochu složitější. To znamená, uživatelé si stále zvykají. Nicméně pokud bych něco vypíchl, tak tam, kam budeme mířit, tak budou nějaké řešení pro služby. Tam určitě je něco, co ten zákazník ocení, co má rád. Je to oblast, která asi bude hrát prim. Takže nějaké řešení pro služby, servisní techniky, nějaký market place služeb, to je něco, po čem půjdeme a do budoucna určitě budeme rozvíjet jako logistiku. Dál.

Možná EVM. Je tam spousta oblastí, no, musíme to ještě rozdýchat tu fúzi a podívat se co dál.

Tak a v současnosti je taky žhavým tématem umělá inteligence nebo procesní automatizace. Tak, jak možná obecně tohle vnímáte možná i vy z vaší pozice, potom, jak to vnímáte jako společnost HP TRONIC a jak to vnímáte ve spojení s SAP?

Když řeknu já ze své pozice, tak přiznám se, že když nemusím žít s technikou a s technologií, tak nežiji, protože jí mám v práci dost a byť jsem jako technický člověk a inovativní, tak rád se nadýchám čerstvého vzduchu bez telefonu. A umělá inteligence, mám strach, že to množství toho času, kdy mě neovlivňuje stroj nebo nějaký algoritmus, tak se mi bude zmenšovat, takže já sám jsem z toho lehce nešťastný. Ale vnímám to jako obrovskou příležitost jak pro společnost, tak i pro člověka. A my už jsme samozřejmě začali nějaké proofs of concept už doporučování zboží zákazníkovi nebo nějaká osobní produktivita. Další věci, které můžou vylepšit nějaké procesy. Samozřejmě máme. Jo, ne, nesmíme zůstat vzadu. Vnímáme to tak, že je to, to co poroste, to, co se bude velmi dynamicky měnit v průběhu času. No, a my chceme být u toho, takže ano, doufám, že i jako v SAPu se nám podaří prozkoumat tuto oblast. To vnímám jako další bod.

Já vám moc děkuju za rozhovor. Myslím si, že dneska tady zaznělo spousta doporučení i nějakých learning lessons, které si určitě naši posluchači mohou odnést.

A gratuluju ještě jednou k úspěšnému Go Live v minulém roce.

Děkuju.